Het is als ondernemer heel belangrijk om te weten welke facturen zijn verzonden, betaald en nog open staan. Niet alleen wil je dat zelf graag weten, maar ook de Belastingdienst kan ernaar vragen bij een controle. Bovendien heb je deze informatie natuurlijk nodig als je aangifte doet voor de btw. Vroeger moesten facturen worden gemaakt met een tekstverwerker en via de post worden verstuurd. Die tijd ligt gelukkig ver achter ons. Vandaag de dag kun je online facturen maken en per e-mail versturen. Dat gaat natuurlijk een stuk sneller en bovendien is het veel goedkoper. Je klant kan op zijn beurt de facturen overzichtelijk bewaren in een map op de computer.

Automatisch btw berekenen

Als je facturen verstuurt dan is het tarief voor de btw meestal 21%. Maar het kan zijn dat jij diensten verleent of producten verkoopt waar het lage btw tarief van 9% op van toepassing is. Als je zaken doet met het buitenland dan wordt de btw verlegd. In dat geval verstuur je een factuur zonder btw naar je klant. Dit kun je in een factureringsprogramma allemaal automatisch regelen. Het programma weet dat een klant buiten Nederland een factuur krijgt met verlegde btw. En je kunt diensten aanmerken die in aanmerking komen voor het lage tarief. Zodra je deze diensten factureert wordt automatisch 9% btw berekend. Je hoeft deze bedragen dus niet meer zelf uit te rekenen en in je factuur te zetten, de bedragen worden automatisch berekend.

Een factuur met je eigen huisstijl

Ook als je een factuur automatisch verstuurt kun je deze aanpassen aan jouw wensen. De factuur krijg je eigen briefhoofd en je kunt standaard gegevens op de factuur laten vermelden. Denk aan het adres van je bedrijf of een footer met je bankgegevens. Ook beslis je zelf of je de ontvanger Op de factuur met je of met u aanspreekt of kies voor teksten waarbij je de aanspreekvorm vermijdt zodat je factuur neutraal is.

Snel een overzicht van je facturen

Je wilt natuurlijk op elk moment kunnen zien hoe het ervoor staat met je facturen. Welke nota’s zijn betaald, welke staan nog open? Met een factuurprogramma kun je dat eenvoudig zien. Je kunt gemakkelijk overzichten genereren van betaalde en nog openstaande facturen. Bij die laatste zie je ook of de betaaltermijn inmiddels is verstreken. Je kunt je openstaande facturen ook automatisch laten doorsturen naar een incassobureau als de termijn voor betaling is verlopen, of je laat automatisch een herinnering verzenden per e-mail.